WordPress: Medien (Bilder, Videos, Downloads) verwalten

Bei der korrekten Verwaltung von Medien (Bilder, Videos, Anhangsdateien) ist unbedingt auf Sorgfalt zu achten. Dazu rate ich nicht nur in WordPress, sondern in allen Projekten, völlig systemunabhängig. “Undiszipliniertes Reinladen” führt zu aufgeblähten Ressourcen sowie erheblichen Problemen bei der Systempflege und/oder Fehleranalyse. Hier einige Basics dazu, speziell für WordPress.

@ Liebe Redaktionsteams: es lohnt sich, das hier zu lesen. Es muss nicht alles Technische verstanden werden (die für Euch eher uninteressanten Teiles habe ich darum kursiv gesetzt und eingerückt), aber es ist wirklich hilfreich, diese Hinweise zur Organisation von Bildern, Videos und Downloads zu kennen.

1. Mediendateien umbenennen

In einem ordentlichen System sollten Titel, Link und Dateiname einer Mediendatei exakt gleichlautend sein – sonst wird es später extrem umständlich, sich in den Mediendatei zurechtzufinden.

Üblicherweise ist das auch ganz einfach: die Datei bereits VOR dem Hochladen korrekt benennen und einfügen. Fertig. Damit muss man sich keinerlei Gedanken mehr machen, ob alles richtig ist.

Nun kann es aber trotzdem passieren, das mal was schiefläuft und einzelne Medien später umbenannt werden müssen.

Technisches: Die WordPress Mediathek bietet “von Haus aus” aber nur an, den Titel und den Link zu einer Mediendatei zu ändern, nicht aber deren eigentlichen Dateinamen. Also brauchen wir ein Plugin. Ich habe verschiedene Optionen ausprobiert, und am besten gefällt mir Phoenix Media Rename. Eine sehr gute Anleitung dazu gibt es hier:
templatemonster.com/blog/de/wordpress-bilder-einfach-umbenennen/

Das Plugin fügt der Medien-Bearbeitungsansicht das Feld “Dateiname” hinzu, so dass eine vollständige Umbenennung möglich ist: Titel, Permalink, Dateiname. Volia, alles wie gewünscht.

2. Mediendateien ersetzen

Es kommt auch vor, dass man alles richtig gemacht hat – und trotzdem muss eine Datei ersetzt werden. Entweder war es ganz einfach das falsche Bild oder Video, oder es war z.B. ein Screenshot in einer Anleitung, der inzwischen veraltet ist und aktualisiert werden muss. Oder bei einem Veranstaltungsfoto meldet sich erst später jemand, der darauf nicht gezeigt werden möchte, so dass das vorhandene Bild gegen eine retuschierte Version ersetzt werden muss.

Das ist normalerweise auch ganz einfach: Bild löschen, richtiges Bild hochladen.

Damit ist aber nicht sichergestellt, dass dieses Bild wirklich überall in allen Größen, Erscheinungsformen und Verlinkungen geändert ist, denn es gibt noch sog. “gecachte” Versionen, also automatisch erstellte Kopien im Zwischenspeicher (Cache) des Systems, die möglicherweise weiterhin den ALTEN Bildinhalt anzeigen. Das Cacheing hat an sich große Vorteile (Beschleunigung der Webseite, automatisch richtige Bildgrößen usw.) – aber eben auch seine Nachteile, Und dies ist einer davon.

Technisches: Um Medien also korrekt auszutauschen, wird wiederum ein Plugin benötigt. Hier bin ich noch am Testen, welches mir am besten gefällt – Update folgt.

3. Mediendateien organisieren

Wenn ein System von mehreren Leuten mit verschiedenen Rollen genutzt wird, sollten die Medien ordentlich “getrennt” werde. Anders gesagt: es sollte ersichtlich sein, welche Dateien der Redaktion “gehören” und welche nicht. Von Haus aus bietet WordPress (ebenso wie fast alle anderen Systeme dieser Art) aber keine Option, Medien derart zu kennzeichnen.

Unsere Lösung in aktuellen Projekten: Bezeichnung im Medien-Namen

Wir haben für unsere Projekte eine wirklich einfache Lösung gefunden. Es ist zwingend Vorschrift / Redaktions-Vereinbarung, dass alle Medien (Bilder, Videos), die zu redaktionellen Beiträgen gehören, unbedingt mit der ID des Beitrags “vorweg” benannt werden müssen (wp1234_bildname). So bleibt ersichtlich, welche Dateien einen redaktionellen Bezug zu einem Artikel haben. Alles andere Dateien, die eben nicht wp_… irgendwas heißen, sind dann ausschliesslich Adminsache und werden redaktionell nicht angefasst.

Das ist die simpelste Lösung, und sie funktioniert. Ja, es bedeutet etwas Aufwand und Disziplin bei der Artikelbearbeitung, aber es erleichtert wirklich vieles – sogar auf dem eigenen PC der jeweiligen Redakteur*innen.

Technisches: Alternativ gibt es natürlich auch hierfür Plugins, mit denen man Medien direkt in Ordnern und Kategorien sortieren kann. Auch das haben wir getestet – aber es bedeutet einen weiteren Aufwand beim Hochladen der Medien und wir haben festgestellt, dass das “Anhaken” eines Ordners sehr viel schneller “verpatzt” ist als die korrekte, vorherige Benennung der Datei.

Es gibt einige Möglichkeiten, den Dateinamen auch so zu automatisieren, dass z.B. direkt beim Hochladen die Beitragsnummer per Script hinzugefügt wird – hier hatte ich einige Tests begonnen, diese aber aktuell verworfen. Denn jede Automatisierung ist zum einen natürlich auch fehleranfällig und birgt vor alle die Gefahr in sich, den Respekt vor dem System und die Disziplin bei der Medienbearbeitung zu verlieren. Alles gute Gründe, um bis auf weiteres bei der einfachen Lösung mit den richtigen Dateinamen zu bleiben.

Eventuell wird es _zusätzlich_ noch Ordner geben, damit die Massen an Mediendateien im Backend etwas übersichtlicher werden, aber das ist erstmal zurückgestellt. Ich hatte das Plugin im Einsatz – hier hat sich aber gezeigt, dass dies zu Darstellungsproblemen in der Medienünbersicht führt, sobald man mehrere Hundert Bilder zu verwalten hat. Das ist also “raus”.

Ich werde irgendwann nach einer Alternative suchen, es wird aber IMMER bei der Regelung mit den Dateinamen bleiben, egal ob es irgendwann zusätzlich Medienordner gibt oder nicht.

4. Downloads

Downloads (meistens im pdf Format) werden in WordPress ebenso behandelt wie alle anderen “Medien”, d.h. sie landen genauso in der Mediathek wie Bilder und Videos.

Das ist auch nicht weiter schlimm, muss nur bei großen Projekten entsprechend organisiert werden.

Auch hierfür greift dementsprechend eine individuelle Namensregelung: Alle Download-Datei müssen in unseren Projekten mit “Download_….” im Namen beginnen. Ist ein Download gerade nicht aktiv, wird dieser auf “Download_OFF_…” umbenannt.

Zur Erstellung eines Download-Bereiches gibt es unendlich viele Möglichkeiten, je nach individuellen Anforderungen. Dazu wird es gelegentlich einen eigenen Artikel geben, bis dahin bleiben die Downloads in allen aktuellen Projekten Adminsache.

Happy Uploading 🙂
antiblabla admina